TỜ KHAI ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU LÀ GÌ?

Tờ khai đăng ký nhãn hiệu mới nhất là mẫu số 04 thông tư số 10/2026/TT-BKHCN thay thế cho tờ khai cũ trước đây là mẫu số 04-NH đã hết hiệu lực nên sẽ bị từ chối tiếp nhận nếu chúng ta sử dụng đất nộp hồ sơ

Tờ khai bao gồm các nhóm nội dung chính:

  1. Nguồn gốc đơn và loại đơn;
  2. Nhãn hiệu yêu cầu đăng ký;
  3. Người nộp đơn;
  4. Đại diện của người nộp đơn;
  5. Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;
  6. Danh mục và phân loại hàng hóa, dịch vụ;
  7. Phí, lệ phí;
  8. Danh mục tài liệu có trong đơn;
  9. Cam kết của người nộp đơn/đại diện.

Tải: Tờ khai đăng ký nhãn hiệu mẫu số 04

Và nhớ, trước khi điền tờ khai, hãy chuẩn bị 5 thứ này

  1. Mẫu logo/nhãn hiệu File hình ảnh rõ nét.
  2. Tên chính xác của chủ đơn Cá nhân hoặc tổ chức.
  3. Địa chỉ và thông tin pháp lý Theo giấy tờ hiện hành.
  4. Danh mục sản phẩm/dịch vụ Liệt kê những gì doanh nghiệp đang kinh doanh hoặc dự kiến sử dụng nhãn hiệu.
  5. Kết quả tra cứu sơ bộ Kiểm tra xem có nhãn hiệu trùng/tương tự đã được nộp hoặc bảo hộ hay không.

HƯỚNG DẪN ĐIỀN TỜ KHAI ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU

Mục I. NGUỒN GỐC ĐƠN VÀ LOẠI ĐƠN

Ở phần này, người nộp đơn cần xác định đơn của mình có phải là đơn tách hay có yêu cầu đăng ký nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận hay không.

1. Trường hợp thông thường

Nếu bạn đăng ký nhãn hiệu thông thường cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân thì thông thường không tích vào ô đơn tách.

2. Trường hợp đơn tách

Nếu đơn hiện tại được tách từ một đơn đăng ký trước đó thì ghi:

  • Số đơn được tách;
  • Ngày nộp đơn;
  • Nội dung tách theo yêu cầu của hồ sơ.

Không nên tự ý tích mục này nếu đơn không phải là đơn tách.

Nhãn hiệu tập thể

Đánh dấu nếu yêu cầu đăng ký là nhãn hiệu tập thể theo quy định pháp luật.

Đây là loại nhãn hiệu được sử dụng bởi các thành viên của tổ chức theo quy chế sử dụng tương ứng.

Nhãn hiệu chứng nhận

Đánh dấu nếu đăng ký nhãn hiệu chứng nhận, chẳng hạn nhãn hiệu được sử dụng để chứng nhận đặc tính, chất lượng hoặc nguồn gốc của hàng hóa, dịch vụ.

Mục II – NHÃN HIỆU YÊU CẦU ĐĂNG KÝ

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của toàn bộ tờ khai.

1. Mẫu nhãn hiệu

Tại ô “Mẫu nhãn hiệu”, đưa chính xác dấu hiệu mà bạn muốn đăng ký bảo hộ.

Ví dụ:

LUẬT TRÍ NAM

hoặc logo:

LUẬT TRÍ NAM + HÌNH BIỂU TƯỢNG

Mẫu nhãn hiệu trong hồ sơ phải thống nhất với dấu hiệu mà bạn thực sự yêu cầu bảo hộ.

Sai lầm thường gặp

Một số người:

  • nộp logo A nhưng mô tả logo B;
  • mẫu nhãn có màu nhưng phần mô tả lại không thể hiện yêu cầu bảo hộ màu;
  • sau khi nộp đơn lại muốn thay đổi toàn bộ logo;
  • đăng ký một phiên bản nhưng thực tế sử dụng một phiên bản khác biệt đáng kể.

Vì vậy, trước khi nộp đơn cần chốt mẫu nhãn hiệu.

2. Nhãn hiệu phi truyền thống

Mẫu hiện hành có thêm phần:

  • Nhãn hiệu âm thanh;
  • Nhãn hiệu ba chiều.

Nếu đăng ký nhãn hiệu thông thường dưới dạng chữ, hình hoặc chữ kết hợp hình, không tự ý tích vào các ô này.

Đối với nhãn hiệu âm thanh hoặc nhãn hiệu ba chiều, cần chuẩn bị nội dung thể hiện và mô tả phù hợp với loại nhãn hiệu yêu cầu đăng ký.

3. Màu sắc nhãn hiệu

Đây là phần rất dễ bị bỏ qua.

Nếu nhãn hiệu có màu và bạn yêu cầu bảo hộ màu sắc, cần thể hiện rõ màu sắc được yêu cầu bảo hộ.

Ví dụ:

Nhãn hiệu gồm màu xanh dương, màu trắng và màu vàng; yêu cầu bảo hộ tổng thể dấu hiệu theo đúng mẫu nhãn hiệu.

Không nên ghi màu sắc một cách tùy tiện hoặc mô tả không thống nhất với mẫu nhãn.

4. Mô tả nhãn hiệu – phần cực kỳ quan trọng

Nhiều người nghĩ chỉ cần dán logo vào tờ khai là xong.

Không phải.

Phần “Mô tả nhãn hiệu” có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định dấu hiệu mà người nộp đơn yêu cầu bảo hộ.

Theo quy định hiện hành, phần mô tả phải chỉ rõ các yếu tố cấu thành nhãn hiệu và ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu nếu có. Trường hợp có từ ngữ bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt, cần thể hiện cách phát âm và dịch nghĩa theo yêu cầu; nếu có yếu tố hình thì cần nêu nội dung, ý nghĩa của yếu tố hình; nếu yêu cầu bảo hộ màu thì phải chỉ rõ yêu cầu và tên màu.

5. Yếu tố loại trừ

Nếu trong nhãn hiệu có những thành phần mà người nộp đơn không yêu cầu bảo hộ riêng, có thể phải thể hiện tại phần “Yếu tố loại trừ” theo quy định áp dụng.

Ví dụ, một nhãn hiệu có thể chứa một số thành phần mang tính mô tả hoặc thông tin mà người nộp đơn không yêu cầu độc quyền riêng.

Đây là phần nên được xử lý cẩn trọng vì việc ghi yếu tố loại trừ không đồng nghĩa với việc có thể bỏ qua việc đánh giá khả năng bảo hộ của toàn bộ nhãn hiệu.

Mục III – NGƯỜI NỘP ĐƠN

Đây là phần rất nhiều hồ sơ bị sai.

Người nộp đơn có thể là:

  • Cá nhân;
  • Doanh nghiệp;
  • Viện nghiên cứu;
  • Trường đại học;
  • Chủ thể khác theo trường hợp pháp luật quy định.

Mẫu hiện hành yêu cầu khai các thông tin như tên đầy đủ, địa chỉ, mã quốc gia của địa chỉ, mã quốc tịch, loại hình và một số thông tin định danh tương ứng.

1. Nếu chủ đơn là công ty

Ví dụ:

Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ABC
Địa chỉ: …
Mã quốc gia của địa chỉ: VN
Loại hình: Doanh nghiệp
Mã số thuế: …
Điện thoại: …
Email: …

Cực kỳ lưu ý

Tên chủ đơn phải được ghi đúng theo giấy tờ pháp lý.

Không nên:

❌ ghi tên thương hiệu thay cho tên công ty;

❌ ghi tên viết tắt không đúng hồ sơ;

❌ ghi tên công ty trước khi thay đổi nhưng hồ sơ pháp lý đã thay đổi;

❌ ghi sai địa chỉ.

2. Nếu chủ đơn là cá nhân

Cần khai chính xác:

  • Họ và tên;
  • Địa chỉ;
  • Mã quốc gia;
  • Quốc tịch;
  • Số căn cước theo trường thông tin của mẫu;
  • Điện thoại;
  • Email.

Thông tin phải thống nhất với giấy tờ xác định tư cách của người nộp đơn.

3. Có hai hoặc nhiều người cùng đăng ký thì sao?

Mẫu hiện hành có trường thông tin cho người nộp đơn thứ hai và trường hợp đồng chủ đơn.

Nếu nhãn hiệu thuộc quyền đăng ký của nhiều chủ thể, cần khai đầy đủ thông tin của các chủ đơn theo quy định.

Đặc biệt, không nên tự ý đứng tên một người trong khi quyền đăng ký thực tế thuộc về nhiều chủ thể mà không có căn cứ phù hợp.

Mục IV – ĐẠI DIỆN CỦA NGƯỜI NỘP ĐƠN

Nếu tự mình thực hiện thủ tục thì xử lý theo trường hợp đại diện tương ứng.

Nếu thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, cần khai thông tin của tổ chức đại diện và mã số đại diện.

Mẫu hiện hành có các lựa chọn tương ứng với tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, văn phòng đại diện/chi nhánh và các trường hợp đại diện khác.

Nếu thuê đại diện sở hữu công nghiệp

Đây là phần cần đặc biệt chú ý:

  • Thông tin chủ đơn;
  • Thông tin tổ chức đại diện;
  • Giấy ủy quyền;
  • Nội dung ủy quyền;

phải thống nhất với nhau.

Mục V – YÊU CẦU HƯỞNG QUYỀN ƯU TIÊN

Không phải đơn đăng ký nhãn hiệu nào cũng có quyền ưu tiên.

Chỉ đánh dấu phần này khi hồ sơ thực sự có căn cứ yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.

Mẫu hiện hành có các trường hợp như:

  • Theo đơn đầu tiên nộp tại Việt Nam;
  • Theo đơn nộp theo Công ước Paris;
  • Theo đơn đầu tiên nộp tại nước ngoài theo thỏa thuận khác.

Sau đó phải khai:

STT

Số đơn ưu tiên

Ngày nộp đơn ưu tiên

Nước nộp đơn

1

…

…

…

2

…

…

…

Mẫu hiện hành quy định riêng phần thông tin này.

Nếu không có quyền ưu tiên thì không tích bừa.

Mục VI – DANH MỤC HÀNG HÓA, DỊCH VỤ VÀ PHÂN LOẠI

Đây là phần rất quan trọng và cũng là phần dễ sai nhất.

Đăng ký nhãn hiệu không chỉ là đăng ký một cái tên.

Bạn phải xác định:

1. Nhãn hiệu được đăng ký cho sản phẩm hoặc dịch vụ nào?

Danh mục này phải được phân loại theo Bảng phân loại quốc tế hàng hóa và dịch vụ dùng cho đăng ký nhãn hiệu.

Ví dụ:

Nhóm 35

Có thể liên quan đến các dịch vụ như quảng cáo, quản lý kinh doanh, quản trị kinh doanh, hoạt động văn phòng…

Nhóm 41

Có thể liên quan đến giáo dục, đào tạo, cung cấp hoạt động giải trí…

Nhóm 42

Có thể liên quan đến thiết kế, phát triển phần mềm, dịch vụ công nghệ thông tin…

Nhưng không được chọn nhóm chỉ vì thấy tên nhóm phù hợp.

Phải xác định chính xác hàng hóa/dịch vụ mà doanh nghiệp thực tế đang kinh doanh hoặc dự kiến kinh doanh.

2. Tại sao phân nhóm nhãn hiệu quan trọng?

Ví dụ bạn có thương hiệu:

ABC

và đang kinh doanh:

Mỹ phẩm

thì việc chỉ đăng ký “ABC” mà không xác định đúng hàng hóa/dịch vụ liên quan có thể không đạt được phạm vi bảo hộ mà bạn mong muốn.

Ngược lại, nếu liệt kê quá rộng, quá nhiều hàng hóa/dịch vụ không phù hợp, hồ sơ có thể phát sinh chi phí và vấn đề trong quá trình thẩm định.

Theo quy định, mỗi đơn đăng ký nhãn hiệu có thể yêu cầu bảo hộ một nhãn hiệu cho một hoặc nhiều hàng hóa, dịch vụ, nhưng đơn phải bảo đảm tính thống nhất theo quy định.

3. Đừng chỉ ghi tên nhóm – phải khai hàng hóa/dịch vụ

Một lỗi thường gặp là ghi:

“Nhóm 35”

rồi cho rằng đã hoàn thành.

Chưa đủ.

Cần khai cụ thể hàng hóa/dịch vụ thuộc nhóm.

Ví dụ về cách trình bày:

Nhóm 35: Quảng cáo; quản lý kinh doanh; quản trị kinh doanh; cung cấp thông tin thương mại…

Danh mục thực tế phải được xây dựng dựa trên hoạt động kinh doanh và hệ thống phân loại áp dụng tại thời điểm nộp đơn.

Mục VII – PHÍ, LỆ PHÍ

Mẫu hiện hành có bảng để kê khai các khoản phí, lệ phí như:

  • Lệ phí nộp đơn;
  • Phí phân loại quốc tế về nhãn hiệu;
  • Phí thẩm định yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;
  • Phí công bố đơn;
  • Phí tra cứu phục vụ thẩm định;
  • Phí thẩm định đơn;
  • Các khoản phát sinh theo số lượng hàng hóa/dịch vụ và nhóm.

Một điểm rất đáng chú ý

Chi phí đăng ký nhãn hiệu không phải lúc nào cũng giống nhau.

Chi phí phụ thuộc vào:

  • Số nhóm;
  • Số lượng hàng hóa/dịch vụ;
  • Có yêu cầu ưu tiên hay không;
  • Các yêu cầu phát sinh khác;
  • Mức phí, lệ phí đang có hiệu lực tại thời điểm nộp đơn.

Vì vậy, không nên lấy một bảng phí cũ trên Internet rồi áp dụng máy móc cho hồ sơ hiện tại.

Mục VIII – DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ TRONG ĐƠN

Đây là phần để kiểm tra bộ hồ sơ kèm theo.

Tùy trường hợp, có thể có:

  • Tờ khai;
  • Mẫu nhãn hiệu;
  • Giấy ủy quyền;
  • Tài liệu xác nhận quyền đăng ký;
  • Tài liệu xác nhận quyền thụ hưởng;
  • Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/chứng nhận;
  • Tài liệu về quyền ưu tiên;
  • Bản sao đơn đầu tiên;
  • Bản dịch tiếng Việt;
  • Bản đồ khu vực địa lý;
  • Văn bản cho phép sử dụng địa danh;
  • Các tài liệu khác.

Mẫu hiện hành quy định cụ thể các nhóm tài liệu để người nộp đơn đánh dấu và ghi số lượng/trang tương ứng.

Nguyên tắc quan trọng:

Có tài liệu nào thì tích tài liệu đó.

Không nên:

❌ tích tất cả các ô;

❌ tích tài liệu không nộp;

❌ ghi sai số lượng bản;

❌ bỏ sót giấy ủy quyền khi hồ sơ thực hiện thông qua đại diện.

Mục IX – CAM KẾT

Cuối tờ khai là phần cam kết của người nộp đơn/đại diện.

Người ký xác nhận các thông tin trong tờ khai là trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Cần ghi:

Khai tại: …
Ngày … tháng … năm …

Sau đó:

Ký, ghi rõ họ tên của người nộp đơn/đại diện.

Trường hợp tổ chức thì thực hiện việc ghi chức vụ và đóng dấu nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Mẫu hiện hành quy định rõ phần ký và cam kết này.

7 LỖI THƯỜNG GẶP KHIẾN TỜ KHAI ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU PHẢI SỬA ĐỔI

Lỗi 1: Dùng nhầm mẫu cũ

Đây là lỗi cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026.

Nếu nộp hồ sơ mới hiện nay, cần sử dụng mẫu đang có hiệu lực, không lấy mẫu cũ trên các bài viết hoặc file tải từ nhiều năm trước.

Cục Sở hữu trí tuệ đã thông báo các mẫu cũ hết hiệu lực không được sử dụng cho hồ sơ mới.

Lỗi 2: Sai tên chủ đơn

Ví dụ doanh nghiệp là:

CÔNG TY TNHH ABC

nhưng tờ khai lại ghi:

ABC

Đây có thể tạo ra sự không thống nhất về chủ thể đăng ký.

Lỗi 3: Mô tả nhãn hiệu sơ sài

Chỉ ghi:

“Nhãn hiệu gồm chữ ABC.”

trong khi logo còn có hình, màu sắc, chữ nước ngoài…

Việc mô tả phải phù hợp với dấu hiệu thực tế và yêu cầu bảo hộ.

Lỗi 4: Chọn sai nhóm

Đây là một trong những lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi bảo hộ.

Đừng chọn nhóm theo cảm tính.

Lỗi 5: Danh mục hàng hóa/dịch vụ quá chung chung

Ví dụ chỉ ghi:

“Dịch vụ kinh doanh.”

Cách khai như vậy có thể không phản ánh chính xác dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu bảo hộ.

Lỗi 6: Nhãn hiệu thực tế khác đáng kể so với nhãn hiệu đăng ký

Ví dụ:

Đơn đăng ký: LOGO A

nhưng doanh nghiệp sau đó sử dụng:

LOGO B

với cách trình bày và thành phần khác đáng kể.

Do đó, trước khi nộp đơn cần xác định rõ phiên bản nhãn hiệu muốn bảo hộ.

Lỗi 7: Không tra cứu trước khi nộp

Nộp đơn không đồng nghĩa với chắc chắn được cấp văn bằng.

Trong quá trình thẩm định, khả năng phân biệt và nguy cơ gây nhầm lẫn với các dấu hiệu đã có quyền trước đó là những vấn đề quan trọng.

Quy định hiện hành yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành tra cứu các nguồn thông tin liên quan để đánh giá khả năng gây nhầm lẫn và áp dụng nguyên tắc nộp đơn đầu tiên.

CHECKLIST TRƯỚC KHI KÝ VÀ NỘP TỜ KHAI

Trước khi nộp, hãy kiểm tra:

☑ Đã sử dụng đúng mẫu tờ khai hiện hành?

☑ Tên chủ đơn chính xác?

☑ Địa chỉ chính xác?

☑ Thông tin liên hệ chính xác?

☑ Mẫu nhãn hiệu đúng phiên bản muốn bảo hộ?

☑ Mô tả nhãn hiệu đầy đủ?

☑ Đã xác định đúng màu sắc yêu cầu bảo hộ?

☑ Đã kiểm tra yếu tố loại trừ nếu có?

☑ Danh mục hàng hóa/dịch vụ đã được xác định?

☑ Phân nhóm đúng?

☑ Kiểm tra số lượng nhóm?

☑ Kiểm tra số lượng hàng hóa/dịch vụ?

☑ Đã tính phí, lệ phí theo hồ sơ thực tế?

☑ Giấy ủy quyền đã có nếu nộp thông qua đại diện?

☑ Tài liệu kèm theo đã đầy đủ?

☑ Người có thẩm quyền đã ký?

Công thức dễ nhớ khi đăng ký nhãn hiệu

NHÃN HIỆU + CHỦ ĐƠN + MÔ TẢ + HÀNG HÓA/DỊCH VỤ + PHÂN NHÓM + HỒ SƠ = ĐƠN ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU

Nhưng: Điền đúng tờ khai chưa có nghĩa là chắc chắn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Sau khi nộp, đơn còn phải trải qua quá trình xử lý và thẩm định theo quy định pháp luật sở hữu trí tuệ. Các vấn đề về hình thức, khả năng bảo hộ, khả năng phân biệt và nguy cơ xung đột với quyền trước đó đều có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký nhãn hiệu trọn gói liên hệ ngay với Luật Trí Nam để được tư vấn.

Phí dịch vụ đăng ký nhãn hiệu trọn gói 3.360.000 đồng cho 01 nhóm (bao gồm phí tra cứu 600.000 đồng, và phí đăng ký nhãn hiệu 2.760.000 đồng), với thời gian hoàn thành việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu chỉ 18-20 tháng là ưu điểm vượt trội cho các doanh nghiệp đang cần sớm bảo hộ thương hiệu, nhãn hiệu.

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

ĐT/ZALO: 0934.345.745 – 0934.345.755

Đăng ký nhãn hiệu sớm không chỉ là bảo vệ một cái tên — mà còn là bảo vệ tài sản thương hiệu của doanh nghiệp.