Quy trình thành lập doanh nghiệp, công ty chính xác

THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP CẦN NHỮNG GÌ?

Muốn thành lập doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị trước các thông tin và điều kiện cơ bản sau:

• Tên doanh nghiệp dự kiến đăng ký, bảo đảm không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân.
• Ngành, nghề kinh doanh dự kiến đăng ký.
• Vốn điều lệ của doanh nghiệp.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin về chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập tùy từng loại hình doanh nghiệp.
• Hồ sơ, giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức có liên quan theo quy định.

Một điểm đáng chú ý hiện nay là trong một số trường hợp, nếu cá nhân đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện thì ngoài việc đăng ký ngành nghề, doanh nghiệp còn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh tương ứng trước khi hoạt động.

CÁC BƯỚC THỦ TỤC THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Về thực tế, có thể hình dung quy trình thành lập doanh nghiệp theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Xác định tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và thông tin của thành viên/cổ đông.

Bước 2: Soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ được lập theo loại hình doanh nghiệp tương ứng và biểu mẫu hiện hành.

Bước 3: Đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký/xác thực hồ sơ và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên hệ thống.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Sau khi gửi hồ sơ, người nộp nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung qua hệ thống.

Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.

Bước 6: Thực hiện các công việc sau khi thành lập

Doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các công việc phù hợp với tình hình hoạt động thực tế như:

• Khắc và quản lý con dấu doanh nghiệp;
• Mở tài khoản thanh toán của doanh nghiệp;
• Đăng ký, sử dụng chữ ký số;
• Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử;
• Thực hiện các thủ tục về thuế;
• Treo biển tại trụ sở;
• Thực hiện nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm nếu có phát sinh;
• Xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành nếu kinh doanh ngành, nghề có điều kiện.

Đừng nhầm “có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” với “đã hoàn thành toàn bộ thủ tục để kinh doanh”. Đây là một trong những lỗi người mới thành lập công ty rất dễ gặp.

THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP THẾ NÀO NHANH NHẤT?

Muốn thành lập doanh nghiệp nhanh, điều quan trọng nhất không phải là “nộp hồ sơ thật nhanh” mà là chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

1. Kiểm tra tên doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ

• Tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc theo quy định hiện hành.
• Mẹo: Nên chuẩn bị 2–3 phương án tên doanh nghiệp thay vì chỉ chuẩn bị một tên duy nhất.

2. Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

• Nếu chỉ có một chủ sở hữu, có thể cân nhắc công ty TNHH một thành viên.
• Nếu có từ hai thành viên trở lên, có thể cân nhắc công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Nếu cần huy động vốn bằng việc phát hành cổ phần, có thể cân nhắc công ty cổ phần.
• Việc chọn loại hình ngay từ đầu sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu quản lý, quyền của thành viên/cổ đông và phương thức huy động vốn về sau.

3. Chuẩn bị ngành nghề kinh doanh chính xác

• Không nên đăng ký ngành nghề một cách tùy tiện hoặc sao chép máy móc từ doanh nghiệp khác.
• Đặc biệt, nếu lựa chọn ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì cần kiểm tra thêm điều kiện, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành tương ứng.

4. Xác định vốn điều lệ phù hợp

• Không phải mọi ngành nghề đều có mức vốn tối thiểu bắt buộc.
• Doanh nghiệp nên lựa chọn mức vốn phù hợp với quy mô, khả năng tài chính và kế hoạch kinh doanh thực tế.
• Đặc biệt, không nên đăng ký vốn điều lệ quá cao chỉ để tạo cảm giác “công ty lớn” nếu không có khả năng góp vốn thực tế.

5. Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi ký và nộp

• Người thành lập doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ.
• Đây cũng là nội dung được Luật sửa đổi năm 2025 nhấn mạnh, trong đó có quy định liên quan đến hành vi kê khai giả mạo, không trung thực, không chính xác và kê khai khống vốn điều lệ.

HỒ SƠ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP GỒM NHỮNG GIẤY TỜ GÌ?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.

1. Đối với công ty TNHH

Về cơ bản, hồ sơ gồm các tài liệu theo Điều 21 Luật Doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung và quy định chi tiết tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hồ sơ có các nội dung liên quan đến:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
2. Điều lệ công ty;
3. Danh sách thành viên;
4. Các giấy tờ pháp lý theo trường hợp cụ thể;
5. Giấy tờ liên quan đến người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền nếu có;
6. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu hồ sơ được nộp thông qua người được ủy quyền.

Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên.

2. Đối với công ty cổ phần

Hồ sơ cơ bản gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
2. Điều lệ công ty;
3. Danh sách cổ đông sáng lập;
4. Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong trường hợp thuộc diện phải kê khai;
5. Giấy tờ pháp lý theo từng trường hợp;
6. Văn bản ủy quyền nếu có người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Một số trường hợp được sử dụng số định danh cá nhân để kê khai theo quy định thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân tương ứng.

3. Mẫu hồ sơ thành lập doanh nghiệp tải tại đâu chuẩn?

Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện được thực hiện theo hệ thống biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành và cập nhật.

Đáng chú ý, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 121/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 68/2025/TT-BTC; đồng thời có Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-BTC về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp trong năm 2026, không nên sử dụng máy móc các mẫu hồ sơ từ các bài viết cũ giai đoạn 2021–2024.

4. Mẫu hồ sơ thành lập công ty cổ phần có gì khác biệt?

Công ty cổ phần có cơ cấu tổ chức và hồ sơ phức tạp hơn so với công ty TNHH do có cổ đông và cơ chế quản trị riêng.

Khi thành lập công ty cổ phần cần đặc biệt lưu ý:

• Số lượng cổ đông sáng lập;
• Tỷ lệ sở hữu cổ phần;
• Loại cổ phần;
• Cơ cấu quản trị;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty;
• Các quy định liên quan đến Hội đồng quản trị và cơ chế kiểm soát phù hợp với mô hình doanh nghiệp.

Do đó, nếu dự kiến công ty có nhiều cổ đông hoặc có nhà đầu tư tổ chức/nước ngoài tham gia, cần thiết kế cơ cấu ngay từ thời điểm thành lập để tránh phải thay đổi nhiều lần sau này.

QUY TRÌNH THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ONLINE

Hiện nay, đăng ký doanh nghiệp qua mạng là phương thức thuận tiện để người thành lập doanh nghiệp thực hiện thủ tục mà không phải trực tiếp nộp hồ sơ giấy trong mọi trường hợp.

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình đăng ký qua mạng gồm việc sử dụng tài khoản định danh điện tử, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ và thanh toán phí, lệ phí theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1. Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện:

• Đăng nhập hệ thống;
• Kê khai thông tin doanh nghiệp;
• Tải các giấy tờ cần thiết;
• Ký/xác thực hồ sơ;
• Thanh toán phí, lệ phí;
• Gửi hồ sơ.

2. Cơ quan chức năng tiếp nhận, xem xét hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

• Sau khi hồ sơ được gửi thành công, người nộp nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, hệ thống sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
• Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo kết quả.

3. Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo quy định hiện hành, nhiều thủ tục đăng ký doanh nghiệp được giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Vì vậy, cần phân biệt:

• 03 ngày làm việc là thời gian giải quyết hồ sơ hợp lệ, không phải cam kết rằng mọi hồ sơ nộp lần đầu đều được cấp giấy trong 03 ngày.
• Nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, thời gian thực tế sẽ kéo dài hơn do doanh nghiệp phải hoàn thiện và nộp lại.

TƯ VẤN THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP TRỌN GÓI

Thành lập doanh nghiệp tưởng đơn giản nhưng chỉ cần sai tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, thông tin thành viên/cổ đông hoặc hồ sơ điện tử cũng có thể khiến thủ tục phải sửa đổi, bổ sung.

Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty, nên kiểm tra trước:

• Tên công ty có bị trùng không?
• Địa chỉ có được đăng ký làm trụ sở không?
• Nên chọn TNHH hay cổ phần?
• Vốn điều lệ bao nhiêu là hợp lý?
• Ngành nghề đăng ký thế nào?
• Có cần giấy phép con không?
• Hồ sơ online cần chuẩn bị những gì?
• Sau khi có giấy đăng ký doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?

Đây là những vấn đề cần xử lý ngay từ đầu để doanh nghiệp có thể đăng ký đúng – vận hành đúng – hạn chế rủi ro pháp lý về sau.

Lưu ý pháp lý: Nội dung trên được cập nhật theo hệ thống quy định hiện hành đến tháng 9/2026, trong đó có Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Ngay hôm nay bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn

CÔNG TY LUẬT TRÍ NAM

ĐT/ZALO: 0934.345.755 – 0934.345.745